KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (“KVKK”) KAPSAMINDA KATILIMCI AYDINLATMA METNİ Değerli katılımcılarımız, bu metni Serenas Uluslararası Turizm Kongre Organizasyon A.Ş. (“Serenas”) olarak veri sorumlusu sıfatıyla, European Federation of Immunological Societies’ düzenleme yetkisinde olduğu ve 2021 senesinde tarafımızca yürütülecek olan 6th European Congress of Immunolgy’ye kaydınız, katılımınız ve kongre süresinde kişisel verileriniz işlenmesi ve bunlara ilişkin yasal haklarınız konusunda sizleri aydınlatmak amacıyla sunmaktayız. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi Kişisel verileriniz, web sitesi üzerinden yapacağınız katılım rezervasyonu ve kaydınız sırasında elektronik olarak, kongredeki faaliyet ve ziyaretleriniz sırasında sözlü, yazılı veya elektronik olarak temin edilebilmekte veya çalışmakta olduğunuz/bağlı bulunduğunuz kuruluşun katılım kaydınızı yapması halinde ilgili kuruluş tarafından tarafımıza sağlanabilmektedir. İşlenen Kişisel Verileriniz Serenas tarafından işlenen kişisel verileriniz ve kategorileri aşağıda yer almaktadır. Kimlik Bilgileri – İsim, Soyisim, Kimlik/Pasaport Numarası, Doğum Tarihi İletişim Bilgileri – Telefon, Adres, E-Posta Mesleki Bilgiler – Kuruluş, Departman, Unvan Görsel ve İşitsel Kayıtlar - Fotoğraf, Video ve Görüntüler Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları ve İşlemenin Hukuki Sebepleri Kongreye rezervasyon, kayıt ve katılımız süresince Derneğimiz ile paylaşılan kişisel veriler, aşağıdaki amaçlar ve hukuki sebepler çerçevesinde işlenmektedir. - Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri ve Mesleki Bilgiler, katılım rezervasyonunuzun oluşturulması, katılım kaydınızın yapılması, tarafınıza giriş kartı sağlanması ve kongreye katılımınızın organize edilmesi amacıyla KVKK Madde 5 Fıkra 2 (c) “sözleşmenin kurulması ve ifası” ile KVKK Madde 5 Fıkra 2 (f) bendi “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki nedenlerine dayalı olarak; - Kimlik Bilgileriniz ve İletişim Bilgileriniz, tarafınıza Serenas tarafından ileride düzenlenecek organizasyonlar hakkında bilgilendirme yapmak amacıyla KVKK Madde 5 Fıkra 1 “açık rızanıza” dayalı olarak, - Görsel ve İşitsel Kayıtlarınız, kongre esnasında fotoğraf ve video kayıtlarının alınması amacıyla KVKK Madde 5 Fıkra 1 “açık rızanıza”, dayalı olarak işlenmektedir. 3.kişilere ait kişisel verilerin de Dernek ile paylaşılması halinde, veri sahibi bu kişilerin bilgilendirilmesinin ve kanunen gerekmesi halinde açık rızalarının alınmasının sizlerin sorumluluğunda olduğunu önemle belirtmek isteriz. Kişisel Verilerinizin Aktarılması Serenas tarafından işlenen kişisel veriler, aşağıda yer alan amaç ve hukuki sebepler çerçevesinde belirtilen alıcı grupları ile paylaşılabilecektir: - Kongre ile ilgili yurtiçindeki organizasyon ve kuruluşlara kongrenin düzenlenmesi ve sürdürülmesi, iletişimin ve raporlamanın sağlanması amaçlarıyla; hizmet alınan tedarikçilerimize ise kongrenin organize edilmesi amacıyla; kongre sürecinde katılım sağladığınız sponsor firmaların uydu sempozyumları / toplantılarına katılımınızın sağlanması ve katılımcı listesinin oluşturulması amaçlarıyla; kongre sürecinde ziyaret ettiğiniz standı olan taraflar / firmalar ile ziyaret bilgisi ve ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması amacıyla; Madde 5 Fıkra 2 (c) “sözleşmenin kurulması ve ifası” ile hukuki nedenine dayalı olarak, - Kongre açısından ev sahibi kuruluş European Federation of Immunological Societies’ kongre katılımlarının sağlanması ve kongre süreçlerinin yürütülmesi amacıyla KVKK Madde 5 Fıkra 1 açık rızanıza dayalı olarak, - Tarafımızca kongrenin online olarak gerçekleştirilmesine yönelik hizmetleri ve ayrıca yedekleme, depolama ve e-posta hizmetleri aldığımız yurtdışındaki teknik hizmet sağlayıcılara KVKK Madde 5 Fıkra 1 uyarınca açık rızanıza dayalı olarak, aktarılmaktadır. Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz? İlgili kişinin haklarını düzenleyen KVKK Madde 11’de yer alan haklarınızı kullanmak istediğinizde mukim olduğumuz Turan Güneş Bulv 5. Cad No:13 Yıldız Çankaya, Ankara adresine veya sistemimizde kayıtlı e-postanız olması halinde kvkk@eci2021.org elektronik posta adresine Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun olarak başvurabilirsiniz. Serenas Uluslararası Turizm Kongre Organizasyon A.Ş. |